Fleetmanagement software voor het MKB: waar let u op?

Wat is fleetmanagement software?

Fleetmanagement software is een online omgeving waarin u uw bedrijfsvoertuigen beheert: locaties, ritten en gebruik op één plek. Gegevens komen van een tracker in het voertuig. Voor een MKB-bedrijf draait het vooral om overzicht, minder administratie en snellere planning, zonder dat u een eigen IT-afdeling of dure installatie nodig hebt. Hoe dat er bij ons uitziet, leest u op de pagina over ons fleet management systeem: tracker inbegrepen, zelf installeren, vanaf €9,95 per voertuig per maand.

Veel ondernemers denken bij fleetmanagement aan grote transportbedrijven met tientallen vrachtwagens. In werkelijkheid hebben een installatiebedrijf in Rotterdam-Zuid, een bouwbedrijf in Capelle aan den IJssel of een groenvoorziener in het Westland dezelfde vragen: waar staat welk voertuig, hoe lang duurde de klus en welke route is gereden? Software die die vragen beantwoordt, hoeft niet ingewikkeld te zijn.

Welke functies heeft fleetmanagement software nodig?

Voor het MKB zijn de basisfuncties genoeg: live locatie, ritgeschiedenis, een overzicht per voertuig en ritten die u kunt terugkijken voor uw administratie. Extra's zijn pas nuttig als u ze echt gebruikt. Begin met wat u dagelijks nodig hebt en kijk daarna of meer functies iets toevoegen.

Een praktische toets: schrijf op welke vragen u de afgelopen maand per telefoon hebt gesteld aan uw chauffeurs. Waren dat vragen als "waar ben je nu?" of "hoe laat was je bij de klant?", dan lost live locatie met ritgeschiedenis het meeste al op. Ingewikkelde rapportages zijn voor een wagenpark van drie tot tien voertuigen meestal overbodig.

Fleetmanagement software vergelijken: waar let u op?

Vergelijk op drie punten: wat het per voertuig per maand kost, of de hardware is inbegrepen en hoe lang u vastzit. Let ook op wie de tracker installeert. Een abonnement zonder aparte hardwarekosten en met maandelijkse opzegging houdt uw risico klein, zeker als uw wagenpark nog verandert.

Vraag bij elke aanbieder naar de totale kosten over een jaar, niet alleen naar de maandprijs. Kijk of er aanschafkosten, installatiekosten of een minimale looptijd zijn. Controleer ook of de software werkt op een telefoon, want veel ondernemers kijken liever onderweg dan achter een bureau. Een proefperiode met één of twee voertuigen zegt vaak meer dan een brochure.

Welke trackers werken met FleetTrack Holland?

FleetTrack Holland heeft twee trackers die u zelf installeert: de OBD-stekker tracker voor de OBD-II-poort en de accu-tracker met twee aansluitingen op de 12/24V-accupolen. Beide komen per post en zijn inbegrepen bij het abonnement vanaf €9,95 per voertuig per maand, maandelijks opzegbaar.

De OBD-stekker tracker klikt u in de OBD-II-poort, meestal onder het dashboard van een personenauto of bestelbus. De accu-tracker is bedoeld voor voertuigen en machines zonder bruikbare OBD-poort, zoals een oudere bus, een vrachtwagen of een werkmachine met een eigen accu. Let bij de accu-tracker op de juiste polen en werk de kabels netjes weg. Bij twijfel volgt u de instructies van de fabrikant van het voertuig of de machine.

Voor materieel zonder eigen accu, zoals een losgekoppelde aanhanger of container, heeft FleetTrack Holland geen tracker in het aanbod. Volg in dat geval het voertuig dat de aanhanger trekt.

Wat kost fleetmanagement software voor een klein wagenpark?

Bij FleetTrack Holland betaalt u vanaf €9,95 per voertuig per maand, inclusief de tracker. Het totaal is dus het aantal voertuigen maal het maandbedrag. Omdat u maandelijks opzegt, kunt u klein beginnen en het aantal voertuigen aanpassen wanneer uw wagenpark groeit of krimpt.

Zet dat bedrag naast de tijd die u nu kwijt bent aan bellen, zoeken en het handmatig invullen van ritlijsten. Omdat de tracker per post komt en u hem zelf installeert, betaalt u geen monteur en hoeft niemand naar een werkplaats. Zo houdt u de kosten overzichtelijk en voorspelbaar.

Hoe start u met fleetmanagement software in Rotterdam en Zuid-Holland?

Maak eerst een lijst van uw voertuigen en kijk per voertuig of er een bereikbare OBD-II-poort is. Zo ja, kiest u de OBD-stekker tracker, anders de accu-tracker. Daarna bestelt u, installeert u zelf en controleert u in uw account of het voertuig zichtbaar is.

Begin bij voorkeur met één of twee voertuigen die dagelijks rijden, bijvoorbeeld de bussen die tussen Rotterdam, Delft en Dordrecht pendelen. Na een paar weken ziet u of het overzicht uw planning werkelijk verbetert. Is dat zo, dan breidt u uit naar de rest van het wagenpark.

Privacy en afspraken met medewerkers

Een tracker registreert ook de bestuurder, dus informeer medewerkers vooraf en leg vast waarvoor u de gegevens gebruikt. Verzamel niet meer dan nodig en maak duidelijke afspraken over privéritten. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft richtlijnen over het volgen van werknemers; twijfelt u, vraag dan juridisch advies.

Een korte, schriftelijke afspraak voorkomt discussie. Leg uit dat het doel een betere planning en minder administratie is, niet controle op elke minuut. Heeft u een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, betrek die dan op tijd.

Veelgestelde vragen

Hieronder vindt u antwoorden op drie vragen die MKB-ondernemers vaak stellen over fleetmanagement software: de installatie, de kosten en de keuze tussen de twee trackers. Zo weet u snel of deze aanpak goed past bij uw wagenpark in Rotterdam en omgeving.

Heb ik een monteur nodig voor de installatie? Nee. U klikt de OBD-stekker tracker zelf in de OBD-II-poort, of sluit de accu-tracker zelf aan op de accupolen. De tracker komt per post, dus u hoeft geen afspraak te maken bij een werkplaats.

Wat kost het en zit ik vast aan een contract? Het abonnement start vanaf €9,95 per voertuig per maand en de tracker is inbegrepen. Het is maandelijks opzegbaar, dus u kunt met één voertuig beginnen en later uitbreiden of inkrimpen.

Welke tracker kies ik voor mijn voertuig? Heeft het voertuig een bereikbare OBD-II-poort, kies dan de OBD-stekker tracker. Heeft het geen bruikbare OBD-poort, maar wel een 12V- of 24V-accu, dan is de accu-tracker de juiste keuze. Bij een gemengd wagenpark combineert u beide.

Start met fleetmanagement software

Bestel bij FleetTrack Holland de OBD-stekker tracker of de accu-tracker, installeer hem zelf en zie uw ritten in uw account. Vanaf €9,95 per voertuig per maand, maandelijks opzegbaar, voor bedrijven in Rotterdam en Zuid-Holland.