Auto volgsysteem & wagenparktracking

Wat is een auto volgsysteem?

Een auto volgsysteem is een combinatie van een GPS-tracker in de auto en software in de cloud. Het systeem registreert realtime de actuele locatie, snelheid en het rijgedrag. U ziet alles terug in een dashboard of app. Zo weet u altijd waar elke auto van uw bedrijf rijdt — of het nu om één bedrijfswagen gaat of om een complete vloot.

GPS-trackers en track & trace systemen verschillen sterk in kwaliteit. Een simpel kastje toont alleen een stip op de kaart. Een compleet trace systeem doet meer. Het legt gereden routes vast, scoort rijgedrag en maakt automatisch een rittenregistratie. Daardoor is de oplossing geschikt voor zowel één auto als een hele vloot.

Hoe werkt het: van GPS-satellieten tot dashboard

De techniek werkt in drie stappen. Eerst bepaalt de tracker in het voertuig zijn positie via GPS-satellieten — dezelfde satellietnavigatie die uw telefoon gebruikt, maar dan met een gevoeligere antenne. Vervolgens stuurt het apparaat die positie via het mobiele netwerk naar de cloud. Daar verwerkt de software de ruwe data tot ritten, routes en rapportages die u binnen seconden op de kaart ziet.

Omdat de actuele locatie elke 10 seconden ververst, is het beeld altijd live. Valt het satellietsignaal even weg, bijvoorbeeld in een parkeergarage, dan vult de tracker de positie aan via zendmasten en WiFi-triangulatie. Zo blijft de route ook binnenstedelijk sluitend.

Wat kunt u met een voertuig volgsysteem?

Met een voertuig volgsysteem volgt u uw auto's realtime op de kaart. U ziet waar elke auto rijdt en hoe hard. U bekijkt de gereden routes per dag, week of maand. En u ontvangt een melding bij beweging buiten werktijden. Zo combineert u gemak met diefstalbeveiliging.

Een belangrijk voordeel is de rittenregistratie. Een goed systeem voldoet aan de eisen van de Belastingdienst: de administratie is sluitend. Voor de btw geldt een bewaarplicht van 7 jaar (Belastingdienst). Houd er wel rekening mee dat u uw medewerkers vooraf informeert — tracking moet AVG-conform zijn.

Wilt u kosten verlagen? De software scoort het rijgedrag van uw chauffeurs. Minder hard remmen en rustiger optrekken betekent minder brandstof en minder slijtage. Chauffeurs gaan bewuster rijden en kunnen zo hun brandstofverbruik verlagen.

Voldoet een voertuig volgsysteem aan de eisen van de Belastingdienst?

Ja, als het systeem per rit de juiste gegevens vastlegt. De Belastingdienst omschrijft het doel zo: "Met een rittenregistratie in uw administratie kunt u aantonen dat u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden." (Belastingdienst: Rittenregistratie). Per rit gaat het om de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller en het vertrek- en aankomstadres; een heen- en terugrit naar een afspraak telt als 2 ritten.

Gebruikt u een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan geldt volgens de Belastingdienst: "dan gaan wij er vanuit dat uw rittenregistratie sluitend is. Wij kunnen nog wel een controle instellen en onderzoeken of een rit zakelijk of privé is." (Belastingdienst: Keurmerk voor rittenregistratie). Lees meer in onze uitleg over gps-ritregistratie en de 500-kilometergrens en op de pagina rittenregistratie.

Mag een werkgever een voertuig volgsysteem gebruiken?

Ja, maar niet zonder reden. De Autoriteit Persoonsgegevens stelt over volgsystemen die niet wettelijk verplicht zijn dat dit mag "alleen als uw werkgever een geldige reden heeft om zo’n systeem te gebruiken" (Autoriteit Persoonsgegevens: Volgsystemen in het vervoer). Denk aan ritadministratie, planning, onderhoud of diefstalbeveiliging.

Heeft uw bedrijf een ondernemingsraad, dan is er bovendien instemming nodig. Artikel 27 lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden noemt "een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen" (Wet op de ondernemingsraden, artikel 27). Stel daarom vooraf een volgreglement op en informeer uw medewerkers; zie AVG en rittenregistratie van werknemers.

Het juiste auto volgsysteem kiezen

Kies een systeem dat met u meegroeit. FleetTrack Holland levert track & trace oplossingen vanaf één auto tot vloten van 200+ voertuigen. U betaalt per voertuig per maand en zegt maandelijks op. U installeert de tracker zelf in enkele minuten.