GPS-kilometerregistratie voor uw bedrijfsauto's

Wat is GPS-kilometerregistratie?

GPS-kilometerregistratie is het automatisch vastleggen van ritten van uw voertuigen met een GPS-tracker, in plaats van met een papieren boekje of spreadsheet. U ziet per rit het vertrek- en aankomsttijdstip, de route en de afgelegde kilometers. Dat scheelt administratietijd en voorkomt fouten uit het hoofd invullen.

Veel ondernemers in Rotterdam en Zuid-Holland houden hun ritten nog bij met een notitieblok in het dashboardkastje. Dat gaat goed tot het druk wordt: een rit wordt vergeten, een kilometerstand klopt niet meer, en aan het einde van het jaar probeert u de gaten te reconstrueren. Een tracker legt de ritten vast terwijl u rijdt, zodat u achteraf niets hoeft te onthouden.

Wat vraagt de Belastingdienst van een rittenregistratie?

Wie bijtelling wil voorkomen, moet kunnen aantonen dat een auto niet meer dan 500 kilometer per jaar privé wordt gebruikt. Daarvoor is een sluitende rittenadministratie nodig met onder meer datum, kenteken, begin- en eindstand van de kilometerteller en de gereden route per rit. Controleer de actuele eisen op belastingdienst.nl.

Voor een bestelauto kan onder voorwaarden ook een verklaring geen privégebruik volstaan. Of dat voor u geldt, hangt af van hoe en door wie het voertuig wordt gebruikt. Vraag bij twijfel uw boekhouder of belastingadviseur. Een GPS-overzicht is een goede basis, maar de verantwoordelijkheid voor een kloppende administratie blijft bij u liggen.

GPS-kilometerregistratie met een OBD-stekker tracker

Met de OBD-stekker tracker van FleetTrack Holland legt u ritten automatisch vast. U klikt de tracker zelf in de OBD-II-poort van de auto of bestelbus, meestal onder het dashboard, en de ritten verschijnen in uw account. Een monteur of afspraak is niet nodig, want de tracker komt per post.

Dat maakt het eenvoudig om een heel wagenpark in een middag aan te sluiten. Een installateur in Schiedam of een bezorger in Capelle aan den IJssel plaatst de tracker tussen twee klussen door. Noteer daarnaast zelf de begin- en eindstand van de kilometerteller per periode, zodat u uw GPS-kilometers kunt vergelijken met wat het voertuig zelf aangeeft.

Machines en voertuigen zonder bruikbare OBD-poort

Heeft een voertuig of machine geen bruikbare OBD-poort, bijvoorbeeld een oudere bedrijfswagen of een graafmachine, dan gebruikt u de accu-tracker. Die sluit u zelf met twee aansluitingen aan op de 12/24V-accupolen. Zo kunt u ook ritten van materieel met een eigen accu volgen.

Controleer vooraf of de accu in goede staat is en regelmatig wordt opgeladen, want een lege of losgekoppelde accu levert geen stroom aan de tracker. Zet de aansluitingen op de juiste polen en werk de kabels netjes weg. Voor materieel zonder eigen accu, zoals een losgekoppelde aanhanger of compressor, heeft FleetTrack Holland geen tracker in het aanbod. Daar volgt u alleen het trekkende voertuig.

Privé en zakelijk scheiden en privacy van medewerkers

Een tracker registreert wat een voertuig rijdt, maar niet automatisch of een rit zakelijk of privé was. Dat onderscheid maakt u of uw medewerker zelf, bijvoorbeeld per rit of per week. Informeer medewerkers vooraf over de registratie en leg het doel vast, conform de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Maak duidelijke afspraken over privéritten. Mag een medewerker de bus mee naar huis nemen, spreek dan af hoe privékilometers worden gemarkeerd en wie de gegevens inziet. Verzamel niet meer gegevens dan nodig is voor uw doel. Een korte, schriftelijke afspraak voorkomt discussie en maakt de registratie voor beide kanten eerlijk.

Wat kost GPS-kilometerregistratie?

Bij FleetTrack Holland betaalt u vanaf €9,95 per voertuig per maand. De tracker komt per post en is inbegrepen bij het abonnement, dus u koopt geen hardware apart. Het abonnement is maandelijks opzegbaar, zodat u het aantal voertuigen kunt aanpassen als uw wagenpark verandert.

Reken voor uw eigen situatie het aantal voertuigen maal het maandbedrag uit en zet dat naast de uren die u nu kwijt bent aan het bijhouden en uitzoeken van ritten. Verkoopt u een bus of komt er een voertuig bij, dan past u dat eenvoudig aan zonder langlopend contract.

Veelgestelde vragen

Hieronder staan drie vragen die ondernemers vaak stellen over GPS-kilometerregistratie. De antwoorden gelden voor de OBD-stekker tracker en de accu-tracker van FleetTrack Holland, beide zelf te installeren, voor wagenparken in Rotterdam en Zuid-Holland en omgeving, zoals Schiedam, Capelle aan den IJssel en Delft.

Accepteert de Belastingdienst een GPS-kilometerregistratie? De Belastingdienst let op de inhoud van de administratie, niet op een bepaalde methode. Een GPS-overzicht helpt, mits u ritten aanvult met privé of zakelijk en de gegevens controleert. Toets uw situatie op belastingdienst.nl of bij uw boekhouder.

Moet ik mijn medewerkers informeren over de tracker? Ja. U heeft een gerechtvaardigd doel nodig, u informeert medewerkers vooraf en u verzamelt niet meer gegevens dan nodig is. Bekijk ook de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Kan ik een losse aanhanger zonder accu registreren? Niet met een tracker van FleetTrack Holland, want daarvoor heeft FleetTrack Holland geen tracker in het aanbod. U kunt wel het trekkende voertuig volgen met de OBD-stekker tracker of, bij een eigen accu, de accu-tracker.

Start met GPS-kilometerregistratie

Begin met één voertuig. Bestel bij FleetTrack Holland uw OBD-stekker tracker of, als er geen bruikbare OBD-poort is, de accu-tracker, en installeer hem zelf. Vanaf €9,95 per voertuig per maand, maandelijks opzegbaar, voor wagenparken in Rotterdam en Zuid-Holland. Zo houdt u uw ritadministratie op orde.