GPS rittenadministratie: zo houdt u ritten bij

Wat is een GPS-rittenadministratie?

Een GPS-rittenadministratie legt uw ritten automatisch vast met een tracker in het voertuig, in plaats van met een papieren boekje of spreadsheet. Bij FleetTrack Holland werkt dat met de OBD-stekker tracker of de accu-tracker, die u zelf installeert. U ziet per rit wanneer en waarheen het voertuig reed.

Wie een bedrijfsbus of -auto heeft, kent het gedoe van handmatig bijhouden. Aan het einde van de week weet niemand meer precies welke rit naar de klant in Schiedam ging en welke naar de bouwmarkt in Capelle aan den IJssel. Een tracker neemt het noteren van tijd en locatie over, zodat u achteraf niet hoeft te gokken.

Op deze pagina leest u wat de Belastingdienst verwacht, hoe u de tracker plaatst, waar u op moet letten en wat het kost.

Wat eist de Belastingdienst van een rittenadministratie?

Wilt u bijtelling voor privégebruik van een bedrijfsauto voorkomen, dan moet u aantonen dat u minder dan 500 privékilometer per jaar rijdt. Daarvoor houdt u een sluitende rittenadministratie bij. Die moet per rit onder meer datum, vertrek- en bestemmingsadres en de kilometerstanden bevatten, zodat de Belastingdienst alles kan controleren.

De Belastingdienst legt op haar eigen website uit welke gegevens verplicht zijn. Gaat het om uw eigen fiscale situatie, raadpleeg dan die informatie of uw boekhouder. Een automatisch gegenereerd overzicht is op zich geen probleem, zolang de administratie volledig, juist en tijdig is en niet achteraf is opgebouwd.

Controleer daarom altijd of het overzicht uit uw account alle gegevens bevat die u nodig hebt. Ontbreekt er iets, bijvoorbeeld de kilometerstand van de teller, noteer die dan zelf op vaste momenten, bijvoorbeeld aan het begin en einde van elke maand.

Hoe werkt een GPS-rittenadministratie met een OBD-tracker?

U klikt de OBD-stekker tracker in de OBD-II-poort, meestal onder het dashboard, en controleert in uw account of het voertuig zichtbaar is. Daarna registreert de tracker de ritten met tijd en locaties. U installeert hem zelf; een monteur is niet nodig en de tracker komt per post.

Voor een bestelbus of personenauto is dit de eenvoudigste route. U pakt de tracker uit, zoekt de poort op en klikt hem erin. Ziet u het voertuig in uw account op de kaart, dan bent u klaar. Vertel de bestuurder dat de tracker erin zit, zodat niemand hem uit onwetendheid weer losmaakt.

In uw account ziet u daarna de gereden ritten en de tijden waarop het voertuig stilstond. Zo hebt u een betrouwbare basis voor uw rittenadministratie, of u nu rijdt in de Botlek, door Delft of naar een klant in het Westland.

Rittenregistratie voor voertuigen zonder bruikbare OBD-poort

Heeft een oudere bus of bedrijfswagen geen bruikbare OBD-poort, dan gebruikt u de accu-tracker van FleetTrack Holland. Die sluit u zelf aan met twee aansluitingen op de 12/24V-accupolen. Ook voor een vrachtwagen of werkvoertuig op 24 volt kunt u zo de ritten laten registreren.

Let bij het aansluiten op de juiste polen, werk de kabels netjes weg zodat ze niet kunnen schuren of klemmen en controleer de staat van de accu. Een lege of losgekoppelde accu geeft geen stroom aan de tracker. Bij twijfel over werkzaamheden aan een voertuig of machine volgt u de instructies van de fabrikant.

Voor een aanhanger of ander materieel zonder eigen accu heeft FleetTrack Holland geen tracker in het aanbod. Voor uw rittenadministratie volgt u dan het voertuig dat de aanhanger trekt.

Privé en zakelijk scheiden: waar let u op?

Een tracker legt vast dat er is gereden, maar niet automatisch waarom. Het onderscheid tussen zakelijke en privéritten blijft uw verantwoordelijkheid. Noteer daarom per rit of bij vaste ritten het doel, en controleer de overzichten regelmatig, bij voorkeur wekelijks, zodat u fouten meteen corrigeert en niets achteraf hoeft te reconstrueren.

Een paar praktische afspraken helpen:

• • Laat medewerkers privéritten melden, ook de korte rit naar huis of naar de supermarkt.
• • Bewaar het overzicht per voertuig en per jaar op een vaste plek.
• • Bespreek afwijkingen direct, terwijl iedereen zich de rit nog herinnert.
• • Vraag uw boekhouder of adviseur te controleren of de administratie aan de eisen voldoet.

Privacy: medewerkers informeren

Een GPS-rittenadministratie volgt ook de bestuurder. Informeer medewerkers daarom vooraf, leg vast waarvoor u de gegevens gebruikt en verzamel niet meer dan nodig. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft richtlijnen over het volgen van werknemers. Maak duidelijke afspraken over privéritten, zodat iedereen weet wat wel en niet wordt bekeken.

Heeft u een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, betrek die dan op tijd. Een korte, schriftelijke afspraak voorkomt discussie. Twijfelt u over uw situatie, vraag dan juridisch advies.

Wat kost een GPS-rittenadministratie?

Bij FleetTrack Holland betaalt u vanaf €9,95 per voertuig per maand. De tracker komt per post en is inbegrepen bij het abonnement, dus u koopt geen hardware apart. Het abonnement is maandelijks opzegbaar, zodat u het aantal voertuigen kunt aanpassen als uw wagenpark verandert.

Reken voor uw eigen situatie het aantal voertuigen maal het maandbedrag uit en zet dat naast de tijd die u nu kwijt bent aan het invullen van ritlijsten. Begin gerust met één of twee voertuigen en kijk na een paar weken of de overzichten u bevallen.

Veelgestelde vragen

Is een GPS-rittenadministratie goed genoeg voor de Belastingdienst? De Belastingdienst eist een sluitende administratie met vaste gegevens per rit. Een automatisch overzicht kan daarvoor de basis zijn, mits het volledig en juist is. Controleer bij uw boekhouder of de Belastingdienst of uw overzicht alle verplichte gegevens bevat.

Moet ik de tracker laten inbouwen? Nee. U klikt de OBD-stekker tracker zelf in de OBD-II-poort, of sluit de accu-tracker zelf aan op de accupolen. U hebt geen monteur nodig en de tracker komt per post.

Kan ik een aanhanger of container in mijn rittenadministratie opnemen? Niet met een tracker van FleetTrack Holland, want voor materieel zonder eigen accu hebben we geen tracker in het aanbod. U volgt wel het voertuig dat de aanhanger of container vervoert.

Start met uw GPS-rittenadministratie

Begin met één voertuig: bestel bij FleetTrack Holland de OBD-stekker tracker of de accu-tracker, installeer hem zelf en zie uw ritten direct in uw account. Vanaf €9,95 per voertuig per maand en maandelijks opzegbaar, voor bedrijven in Rotterdam en Zuid-Holland.