GPS tracker voor kilometerregistratie: zo werkt het

Wat is kilometerregistratie met een GPS tracker?

Kilometerregistratie met een GPS tracker betekent dat een tracker in het voertuig uw ritten automatisch vastlegt: tijdstip, route en gereden afstand. U hoeft geen papieren ritboekje of spreadsheet meer bij te houden. U bekijkt de ritten daarna in uw account en gebruikt ze voor uw administratie.

Veel ondernemers houden ritten nog bij op papier of achteraf uit het hoofd. Dat kost tijd en levert fouten op, zeker in een drukke week met klussen in Rotterdam, Schiedam en Capelle aan den IJssel. Een tracker neemt dat invullen uit handen, want het voertuig registreert de rit zelf.

Waarom is een sluitende rittenadministratie belangrijk?

De Belastingdienst verlangt een sluitende rittenadministratie als u een bedrijfsauto ook privé gebruikt en bijtelling wilt voorkomen. Daarvoor mag het privégebruik niet boven 500 kilometer per kalenderjaar uitkomen. Een tracker legt de gereden ritten objectief vast, zodat u die gegevens bij een controle kunt laten zien.

Een administratie met gaten is een risico. Ontbreken er ritten, dan kan de Belastingdienst uitgaan van meer privégebruik dan er was. Automatisch vastgelegde ritten verkleinen dat risico, omdat er geen dagen tussen zitten waarop u het opschrijven vergat. Bespreek de precieze eisen altijd met uw boekhouder of belastingadviseur.

GPS tracker kilometerregistratie: wat legt de tracker vast?

Een tracker legt per rit vast wanneer het voertuig vertrok en aankwam, welke route is gereden en hoeveel kilometer dat was. Die gegevens zijn gebaseerd op GPS. De afstand kan daardoor licht afwijken van de kilometerteller op het dashboard, wat u bij uw administratie in gedachten moet houden.

Vergelijk daarom in het begin een paar ritten met uw kilometerteller, zodat u weet hoe groot het verschil in de praktijk is. Noteer voor uw fiscale administratie ook de kilometerstand aan het begin en het einde van het jaar, zoals uw adviseur dat vraagt. Zo vult de tracker uw eigen controle aan en vervangt hij die niet.

Zakelijke en privéritten scheiden

Zakelijke en privéritten scheidt u door per rit vast te leggen waarvoor het voertuig is gebruikt. De tracker levert de ritgegevens, u voegt het doel toe in uw eigen administratie of boekhouding. Maak vooraf duidelijke afspraken met medewerkers over privégebruik, zodat achteraf geen discussie ontstaat over afgelegde kilometers.

Een praktische werkwijze is om aan het eind van de week de ritten door te lopen. Vertrokken uw monteurs of hoveniers op maandag naar een klant in het Westland, dan is het doel snel ingevuld zolang de week nog vers is. Wacht u maanden, dan kost het reconstrueren veel meer tijd.

Welke tracker kiest u voor kilometerregistratie?

Heeft uw voertuig een bereikbare OBD-II-poort, kies dan de OBD-stekker tracker die u er zelf inklikt. Heeft het voertuig geen bruikbare OBD-poort maar wel een 12V- of 24V-accu, dan is de accu-tracker met twee aansluitingen op de accupolen de juiste keuze. Beide installeert u zelf.

De OBD-II-poort zit meestal onder het dashboard van een personenauto of bestelbus. Voor een oudere bus, een vrachtwagen of een werkmachine met eigen accu gebruikt u de accu-tracker. Let daarbij op de juiste polen en werk de kabels netjes weg. Voor materieel zonder eigen accu, zoals een losgekoppelde aanhanger of container, heeft FleetTrack Holland geen tracker in het aanbod. Registreer in dat geval de ritten van het voertuig dat de aanhanger trekt.

Wat kost kilometerregistratie met een GPS tracker?

Bij FleetTrack Holland betaalt u vanaf €9,95 per voertuig per maand, inclusief de tracker die per post komt. Het abonnement is maandelijks opzegbaar en u installeert zelf, dus er zijn geen monteurskosten. Het totaal is het aantal voertuigen maal het maandbedrag.

Zet dat bedrag naast de uren die u nu kwijt bent aan het invullen en controleren van ritlijsten. Omdat u maandelijks opzegt, kunt u het aantal voertuigen aanpassen als uw wagenpark groeit of krimpt, bijvoorbeeld na een drukke zomer.

Aan de slag in Rotterdam en Zuid-Holland

Begin met een lijst van uw voertuigen en controleer per voertuig of er een bereikbare OBD-II-poort is. Bestel de passende tracker, installeer die zelf en controleer in uw account of de eerste rit zichtbaar is. Start bij voorkeur met één of twee voertuigen die dagelijks rijden.

Denk aan bussen die dagelijks pendelen tussen Rotterdam, Delft, Zoetermeer en Dordrecht. Na een paar weken ziet u of de ritgegevens kloppen met uw verwachting en of uw administratie sneller klaar is. Breid daarna uit naar de rest van het wagenpark.

Privacy en afspraken met medewerkers

Een tracker registreert ook de bestuurder, dus informeer medewerkers vooraf en leg vast waarvoor u de gegevens gebruikt. Verzamel niet meer dan nodig en maak afspraken over privéritten. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft richtlijnen over het volgen van werknemers; twijfelt u, vraag dan juridisch advies.

Leg in een korte, schriftelijke afspraak uit dat het doel een betrouwbare kilometerregistratie en minder administratie is, niet controle op elke minuut. Heeft u een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, betrek die dan op tijd.

Veelgestelde vragen

Hieronder vindt u antwoorden op drie vragen die ondernemers vaak stellen over kilometerregistratie met een GPS tracker: of de Belastingdienst de gegevens accepteert, of u een monteur nodig hebt en wat u doet met voertuigen zonder OBD-poort. Zo weet u snel of deze aanpak bij uw wagenpark past.

Accepteert de Belastingdienst ritgegevens van een GPS tracker? Het gaat de Belastingdienst om een volledige en juiste rittenadministratie. Een tracker levert de ritgegevens, maar u blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud. Leg uw situatie daarom vooraf voor aan uw boekhouder of belastingadviseur.

Heb ik een monteur nodig voor de installatie? Nee. U klikt de OBD-stekker tracker zelf in de OBD-II-poort, of sluit de accu-tracker zelf aan op de accupolen. De tracker komt per post, dus u hoeft geen afspraak te maken bij een werkplaats.

Wat als mijn voertuig geen OBD-poort heeft? Heeft het voertuig een 12V- of 24V-accu, dan gebruikt u de accu-tracker met twee aansluitingen op de accupolen. Heeft het materieel geen eigen accu, zoals een losgekoppelde aanhanger, dan heeft FleetTrack Holland daarvoor geen tracker in het aanbod.

Start met kilometerregistratie

Bestel bij FleetTrack Holland de OBD-stekker tracker of de accu-tracker, installeer hem zelf en zie uw ritten in uw account. Vanaf €9,95 per voertuig per maand, maandelijks opzegbaar, voor bedrijven in Rotterdam en Zuid-Holland.