Kilometerregistratie formulier: wat u per rit vastlegt

Wat is een kilometerregistratie formulier?

Een kilometerregistratieformulier is een overzicht waarop u per rit vastlegt wanneer, waarheen en hoeveel kilometer een voertuig reed, plus de tellerstanden. Ondernemers gebruiken het om zakelijke en privékilometers te scheiden. Het kan een papieren lijst, een spreadsheet of een automatisch overzicht uit een GPS-tracker zijn.

Wie een bedrijfsbus of -auto heeft, kent het probleem: aan het einde van de week weet niemand meer welke rit naar de klant in Schiedam ging en welke naar de bouwmarkt in Capelle aan den IJssel. Een goed formulier voorkomt dat u moet gokken. Op deze pagina leest u wat erop hoort te staan, wat de Belastingdienst verwacht en hoe een tracker het invullen makkelijker maakt.

Welke gegevens hoort er op een km registratie formulier?

Per rit noteert u datum, kenteken, vertrek- en bestemmingsadres, de beginstand en eindstand van de kilometerteller en het aantal gereden kilometers. Daarbij geeft u aan of de rit zakelijk, privé of woon-werk was. De Belastingdienst noemt op haar website precies welke gegevens verplicht zijn.

Een praktische indeling met kolommen of velden:

• • Datum en kenteken van het voertuig
• • Vertrekadres en bestemming (bij een afwijkende route ook de route)
• • Tellerstand bij vertrek en bij aankomst
• • Aantal gereden kilometers
• • Soort rit: zakelijk, privé of woon-werk
• • Doel van de rit of de naam van de klant

Controleer vóór u een formulier gebruikt altijd of het alle velden bevat die de Belastingdienst vraagt. Een formulier dat u op internet vindt, is niet automatisch compleet.

Kilometerregistratie voor de Belastingdienst

Wilt u geen bijtelling voor een bedrijfsauto, dan moet u kunnen aantonen dat u minder dan 500 privékilometer per jaar rijdt. Daarvoor is een sluitende kilometerregistratie nodig die niet achteraf is opgebouwd. Gaat het om uw eigen situatie, raadpleeg dan de Belastingdienst of uw boekhouder.

De administratie moet volledig, juist en tijdig zijn. Een lijst die u in december in één keer invult voor het hele jaar, is dus riskant. Vul liever na elke rit in, of controleer minimaal wekelijks. Noteer daarnaast de tellerstand aan het begin en einde van elke maand of elk jaar, zodat de totalen kloppen met wat de teller laat zien.

Papieren formulier of automatische km registratie?

Een papieren formulier kost niets, maar vraagt discipline: elke rit moet direct worden ingevuld. Een tracker legt tijd en locatie automatisch vast, zodat u niets vergeet. Het doel van de rit en het onderscheid tussen privé en zakelijk blijft echter uw eigen taak.

Dat laatste is belangrijk. Een tracker weet dat er is gereden, niet waarom. Zet daarom bij vaste ritten, bijvoorbeeld de ronde langs klanten in Rotterdam-Zuid, het doel erbij en laat medewerkers privéritten melden. Ook de tellerstand noteert u zelf, op vaste momenten. Zo combineert u het gemak van automatische ritregistratie met de gegevens die een formulier nodig heeft.

Km registratie met de OBD-stekker tracker

U klikt de OBD-stekker tracker van FleetTrack Holland in de OBD-II-poort, meestal onder het dashboard, en controleert in uw account of het voertuig zichtbaar is. Daarna registreert de tracker uw ritten met tijd en locaties. Een monteur is niet nodig; de tracker komt per post.

Voor een bestelbus of personenauto is dit de eenvoudigste route. U pakt de tracker uit, zoekt de poort op en klikt hem erin. Vertel de bestuurder dat de tracker erin zit, zodat niemand hem uit onwetendheid losmaakt. In uw account ziet u daarna de gereden ritten, of het nu gaat om een rit door de Botlek, naar Delft of naar een klant in het Westland. Die ritten kunt u gebruiken om uw formulier snel en nauwkeurig in te vullen.

Kilometerregistratie zonder bruikbare OBD-poort

Heeft een oudere bus, vrachtwagen of werkvoertuig geen bruikbare OBD-poort, dan gebruikt u de accu-tracker. Die sluit u zelf aan met twee aansluitingen op de 12/24V-accupolen. Zo kunt u ook voertuigen en machines met een eigen accu in uw kilometerregistratie opnemen.

Let bij het aansluiten op de juiste polen, werk de kabels netjes weg zodat ze niet kunnen schuren of klemmen en controleer de staat van de accu. Een lege of losgekoppelde accu geeft geen stroom aan de tracker. Bij twijfel over werkzaamheden aan een voertuig of machine volgt u de instructies van de fabrikant.

Voor een aanhanger of ander materieel zonder eigen accu heeft FleetTrack Holland geen tracker in het aanbod. In uw kilometerregistratie volgt u dan het voertuig dat de aanhanger trekt.

Privacy: medewerkers informeren

Een tracker registreert ook de bestuurder. Informeer medewerkers daarom vooraf, leg vast waarvoor u de gegevens gebruikt en verzamel niet meer dan nodig. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft richtlijnen over het volgen van werknemers. Maak heldere afspraken over privéritten, zodat iedereen weet wat wel en niet wordt bekeken.

Heeft u een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, betrek die dan op tijd. Een korte, schriftelijke afspraak voorkomt discussie. Twijfelt u over uw situatie, vraag dan juridisch advies.

Wat kost km registratie met een tracker?

Bij FleetTrack Holland betaalt u vanaf €9,95 per voertuig per maand. De tracker komt per post en is inbegrepen bij het abonnement, dus u koopt geen hardware apart. Het abonnement is maandelijks opzegbaar, zodat u het aantal voertuigen kunt aanpassen als uw wagenpark verandert.

Reken voor uw eigen situatie het aantal voertuigen maal het maandbedrag uit en zet dat naast de tijd die u nu kwijt bent aan het invullen van formulieren. Begin gerust met één of twee voertuigen en kijk na een paar weken of het overzicht u bevalt.

Veelgestelde vragen

Mag ik een zelfgemaakt kilometerregistratie formulier gebruiken? Ja, zolang alle verplichte gegevens erop staan en de administratie sluitend en tijdig is. Welke gegevens dat zijn, leest u op de website van de Belastingdienst. Twijfelt u, vraag het dan aan uw boekhouder.

Vervangt een GPS-tracker mijn formulier? De tracker legt ritten, tijden en locaties automatisch vast en is daarmee een goede basis. Het doel van de rit, het onderscheid tussen privé en zakelijk en de tellerstanden noteert u zelf. Controleer of uw overzicht alle benodigde gegevens bevat.

Moet ik de tracker laten inbouwen? Nee. U klikt de OBD-stekker tracker zelf in de OBD-II-poort, of sluit de accu-tracker zelf aan op de accupolen. U hebt geen monteur nodig en de tracker komt per post.

Start met uw kilometerregistratie

Begin met één voertuig: bestel bij FleetTrack Holland de OBD-stekker tracker of de accu-tracker, installeer hem zelf en zie uw ritten direct in uw account. Vanaf €9,95 per voertuig per maand en maandelijks opzegbaar, voor bedrijven in Rotterdam en Zuid-Holland.